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Ein durchdachtes, gut organisiertes Ersatzteilmanagement ist der Schlüssel für eine wirtschaftliche Produktion. Die Abläufe im Lager haben darauf einen entscheidenden Einfluss, denn wenn Ersatzteile jederzeit schnell verfügbar sind, lassen sich Maschinenstillstand, Produktions- und Arbeitsausfälle vermeiden. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie die Organisation eines Ersatzteilelagers damit zusammenhängt und welches Optimierungspotenzial Sie nutzen können.
Was ist ein Ersatzteillager? Definition und Eigenschaften
In dieser Lagerart werden sämtliche Teile und Materialien aufbewahrt, die für den reibungslosen Betrieb bzw. die Instandhaltung von Maschinen, Anlagen, Fördermitteln und Werkzeugen in einem Unternehmen benötigt werden. Das können sowohl große Einzelteile für leistungsstarke Produktionsanlagen als auch Verschleißteile wie Antriebsketten oder Batterien für Elektrofahrzeuge sein.
Ein Ersatzteillager unterscheidet sich grundlegend von anderen Lagerarten. Anders als beispielsweise in einem Produktionslager, das Rohstoffe für die Produktion bereitstellt, oder in einem Umschlagslager, das auf den Versand der Ware ausgerichtet ist, lassen sich im Ersatzteilelager Nachfrage und Umschlagzahlen wesentlich schwerer voraussagen. Es kann Verschleißteile geben, die in regelmäßigen Abständen benötigt werden. Ein großer Teil der Ersatzteile muss jedoch für unplanbare Defekte und Maschinenschäden möglichst sofort zur Verfügung stehen. Das führt dazu, dass der Anteil von Gütern mit unbestimmter Lagerzeit in einem Ersatzteillager überdurchschnittlich hoch ist, was besondere Herausforderungen bei der Lagerplanung und -führung mit sich bringt.
Braucht jeder Betrieb ein Ersatzteillager?
Nicht jeder Betrieb benötigt in jedem Fall ein Ersatzteillager. In einigen Fällen reicht es aus, die Ersatzteile in einem eigenen Regal im Warenlager unterzubringen, in anderen ist ein professionelles, weitgehend automatisiertes Ersatzteilmanagement der Schlüssel zur Optimierung der Betriebsabläufe und führt auf lange Sicht zu geringeren Betriebskosten und Gewinnsteigerung.
In kleinen Handwerksbetrieben mit wenigen Arbeitsgeräten mag es möglich sein, ein Ersatzteil bei Bedarf aus einem unorganisierten Lagerregal herauszusuchen, selbst bei einem höheren Zeitaufwand.
Sobald jedoch eine bestimmte Betriebsgröße erreicht ist, der Einsatz von Maschinen und damit auch die Zahl der benötigten Ersatzteile zunimmt, ist dieses Vorgehen nicht wirtschaftlich. Bei der Suche oder einer Nachbestellung einzelner Teile geht wertvolle Arbeitszeit verloren: Es kann zu Verzögerungen bei der Fertigstellung und Auslieferung der Ware kommen, was sich wiederum negativ auf die Zufriedenheit der Kundschaft auswirkt. Spätestens, wenn das in Ihrem Betrieb vorkommt, ist es Zeit, sich um eine professionelle Organisation des Ersatzteilmanagements zu kümmern.
Die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) hilft Ihnen bei der Organisation Ihres Ersatzteillagers. Es zeigt Ihnen nicht nur Lagerplätze und Bestandszahlen sämtlicher Teile an, sondern kann auch zur Erinnerung an Nachbestellungen sowie rückblickend zur Überwachung der Bestandsentwicklung eingesetzt werden. Die dafür notwendigen Daten werden entweder manuell eingegeben oder in Verbindung mit einer automatisierten Lagereinrichtung in Echtzeit erfasst.
Die Vor- und Nachteile eines Ersatzteillagers im eigenen Betrieb
Nicht jedes Unternehmen kann die Organisation und den Betrieb eines Ersatzteillagers selbst abbilden. Denn neben dem nötigen Lagerraum benötigen Sie hierfür qualifiziertes Personal, das regelmäßige fachgerechte Analysen von Kennzahlen vornimmt, diese auswertet und, falls erforderlich, eine Prozessoptimierung vornimmt. Das bringt nicht nur einen hohen finanziellen, sondern auch zeitlichen Aufwand mit sich.
Aus diesem Grund entscheiden sich manche Betriebsinhabende dazu, das Ersatzteilmanagement an spezialisierte Dienstleistungsunternehmen auszulagern. Ob sich das in Ihrem Fall lohnt, müssen Sie anhand der finanziellen und logistischen Bedingungen in Ihrem Betrieb entscheiden.
Wenn Sie überlegen, ob Sie in Ihrem Betrieb ein Ersatzteillager einrichten sollen, kann ein Überblick über die damit verbundenen Vor- und Nachteile bei der Entscheidung helfen:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| · Ersatzteile lagern im betriebseigenen Lager und sind bei Bedarf sofort verfügbar | · Investitionskosten für Lagerräume und ihre Einrichtung |
| · Senkung der Betriebskosten durch optimierte Prozesse zur Bestandsverwaltung und Nachbestellung | · Zeitaufwand für Verwaltung und Organisation |
| · keine Warte- und Ausfallzeiten | · bei Auslagerung an externes Unternehmen: laufende Kosten für die Inanspruchnahme der Dienstleistung |
| · geringerer Personalbedarf durch Automatisierung der Lagerprozesse |
Welche Faktoren sind wichtig für die Einrichtung eines Ersatzteillagers?
Sobald feststeht, dass Sie für Ihren Betrieb ein Ersatzteillager einrichten wollen, kommen weitere Entscheidungen auf Sie zu. Die wichtigsten Faktoren sind der Standort, Ihre Lagerstrategie, Betriebszeiten und die angewendete Kommissioniermethode. Diese Parameter haben einen entscheidenden Einfluss darauf, wie effizient die Versorgung mit Ersatzteilen zukünftig ablaufen kann.
Standortwahl
Im Optimalfall ist das Ersatzteillager möglichst nah am Standort der jeweiligen Maschine bzw. am Arbeitsplatz. So steht ein Ersatzteil bei Bedarf in kürzester Zeit zur Verfügung und das beschädigte Teil kann sofort ausgetauscht werden. Beim Neubau einer Produktionshalle können Sie das Lager direkt auf dem Betriebsgelände oder sogar innerhalb der Halle einrichten.
Wird die Einrichtung eines gesonderten Ersatzteillagers erst später nötig, weil der Betrieb wächst und die Produktion deutlich gesteigert wird, ist auf dem Betriebsgelände nicht immer ausreichend Platz vorhanden. In diesem Fall sollten Sie bei der Suche nach einem geeigneten Standort folgende Faktoren berücksichtigen:
- Entfernung zum Produktionsstandort
- Grundstücks- und Baupreise der Region
- Anschluss an Hauptverkehrswege
- Erreichbarkeit für Transportmittel Ihrer Wahl
- Wege und Zeiten für die Anlieferung
Betriebszeiten
Die Arbeitszeiten für das Personal im Ersatzteillager sollten sich nach der Produktion richten. Wird im Drei-Schicht-Betrieb produziert, sollten Sie sicherstellen, dass das Lager rund um die Uhr besetzt ist. Es muss hierbei nicht durchgängig die volle Belegschaft anwesend sein. Wägen Sie Personalkosten und Kosten für einen vorübergehenden Maschinenstillstand sorgfältig gegeneinander auf. Je nach Betriebs- und Lagergröße sowie Fehleranfälligkeit der Maschinen reicht ein Bereitschaftsdienst in den Nachtstunden und am Wochenende aus.
Lagerstrategie
In einem Ersatzteillager werden üblicherweise zahlreiche verschiedene Artikel in unterschiedlicher Größe, Beschaffenheit und Anzahl gelagert, die zudem unterschiedlich häufig bestellt werden. Das wirkt sich auch auf die Lagerstrategie aus, denn systematische und automatisierte Abläufe sind unter diesen Bedingungen nur schwer umzusetzen. Strategien wie FiFo (First in, First out), die in Produktionslagern einwandfrei funktionieren, sind für ein Ersatzteillager weniger geeignet. Sie sind lediglich für einzelne Artikel mit begrenztem Lagerzeitraum sinnvoll.
Lagern Sie viele verschiedene Artikel in geringen Stückzahlen, wie in Ersatzteillagern üblich, ist eine chaotische Lagerhaltung vermutlich am sinnvollsten. Die Entscheidung hängt jedoch immer von den individuellen Bedingungen in Ihrem Betrieb ab. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie viele verschiedene Artikel Sie in welchen Stückzahlen lagern müssen und wählen Sie anschließend eine passende Strategie.
Tipps für den reibungslosen Betrieb eines Ersatzteillagers
Für die effiziente Führung eines Ersatzteillagers sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
- Systematische Kennzeichnung aller Lagergüter mithilfe eindeutiger Referenznummern
- Zeitnahe Aktualisierung der Bestandszahlen (möglichst in Echtzeit)
- Klassifizierung aller gelagerten Teile nach Häufigkeit der Nachfrage für ein optimales Bestandsmanagement
- Festlegung bestimmter Kriterien (etwa Zeitpunkt oder Mindestmenge) für die Nachbestellung von Teilen
- Ermitteln der optimalen Bestandsmengen für jede Artikelgruppe
- Optimale Lagerstrategie, die sich an Nachfrage, räumlichen Bedingungen und Abläufen der Intralogistik orientiert
Bestehendes Ersatzteillager optimieren
In Ihrem Betrieb gibt es bereits ein Ersatzteillager, das jedoch nicht die erhofften Einsparungen bei Betriebskosten und Arbeitsaufwand bringt? Bei den folgenden Faktoren können Sie ansetzen, um die Abläufe effizienter zu gestalten.
- Transport- und Fördermittel
Prüfen Sie, ob die Flurförderzeuge zur Art des Lagers und den regulären Arbeitsabläufen passen. Sie sollten sämtliche Lagerplätze gut erreichen und sicher manövrieren können, um die Waren zu verfahren. Neben herkömmlichen Hubwagen können Sie etwa spezielle Hochhubwagen einsetzen, um besonders hohe Regalfächer zu erreichen. Transportieren Sie regelmäßig Artikel in Kleinteilebehältern oder müssen Sendungen in offenen Boxen zusammenstellen, bewegen Sie diese am besten mit geeigneten Kommissionierwagen.
- Lagereinrichtung
Bei der Einrichtung Ihres Lagers bieten Schwerlastregale wie etwa Palettenregale genügend Stauraum und Traglast für Lagergüter mit hohem Gewicht. Fachbodenregale eignen sich zur Lagerung kleiner bis mittelgroßer Einzelteile, die Sie in Behältern zur Kleinteileaufbewahrung lagern können. Weitspannregale haben etwas breitere Regalfächer und eine höhere Fachlast als Fachbodenregale für besonders große und schwere Güter. Für Verschleißteile mit ständiger Nachfrage sind Durchlaufregale geeignet, um eine schnelle Versorgung zu gewährleisten. In Kragarmregalen lassen sich besonders Langgüter und ringförmige Ersatzteile wie etwa Scheiben lagern.
- Bestandsanalyse
Achten Sie auf die Bestandszahlen und prüfen Sie, ob und welche Artikel sehr stark und welche nur in Ausnahmefällen nachgefragt werden. Diese Analyse hilft Ihnen dabei, die geeigneten Lagerplätze für einzelne Artikel festzulegen und möglicherweise sogar eine passendere Lagerstrategie einzuführen. Das ist angebracht, wenn Sie feststellen, dass für stark nachgefragte Artikel weite Transportwege zurückgelegt werden müssen, während die gut erreichbaren Lagerplätze von Langzeitlagergütern blockiert werden.
- Kommissioniermethode
Auch durch die Wahl einer passenden Kommissioniermethode können Sie Ihr Ersatzteillager effizient gestalten. So profitieren Lager, in denen Artikel in großen Mengen angefordert werden, von automatisierten Ware-zum-Mann-Verfahren, etwa mit Beförderungssystemen. Werden hingegen Einzelteile angefordert wie üblicherweise in Ersatzteilelagern, ist eine manuelle bzw. maschinell unterstützte Mann-zur-Ware-Kommissionierung wie etwa Pick-by-Voice, Pick-by-Scan oder Pick-by-Vision eher geeignet, um die Aufträge korrekt und flexibel zu erfüllen.
- Digitalisierung
Nutzen Sie alle Vorteile ihrer Lagerverwaltungssoftware, indem Sie sämtliche Abläufe und Aufgaben der Lagerhaltung – dazu gehören Wareneingang, Bestandsmanagement, Kommissionierung, Warenausgang und Versand – miteinander vernetzen und zentral verwalten. Das beschleunigt nicht nur die Prozesse und spart Zeit bei der Lagerverwaltung, sondern senkt auch die allgemeine Fehleranfälligkeit von einzelnen Arbeitsschritten.
- Effizienzprüfung
Bestimmen Sie feste Zeiträume, in denen Sie sämtliche Aspekte der Lagerführung auf Effizienz prüfen. Dazu analysieren Sie die Kennzahlen des LVS, prüfen Arbeitsmittel, Lagereinrichtung und Intralogistik und schauen sich allgemeine Organisationsstrukturen an. Dabei steht im Vordergrund, ob alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen. Wenn Sie eine solche umfassende Prüfung halbjährlich oder jährlich durchführen, können Sie frühzeitig erkennen, ob das Lager effizient und wirtschaftlich arbeitet oder ob Maßnahmen zur Optimierung notwendig sind.
FAQ über Ersatzteillager
Das Ersatzteillager ist eine Lagerform, bei welcher ausschließlich Ersatz- und Verschleißteile für die Geräte und Ausstattung eines Betriebs gelagert werden. Im Falle eines Maschinenschadens oder anderer Defekte sind die nötigen Ersatzteile schnell vor Ort und können montiert werden. Auf diese Weise lassen sich Maschinenstillstand, Produktionsausfälle und damit auch finanzielle Verluste deutlich minimieren.
Das Ersatzteilelager unterscheidet sich von anderen Lagerformen, da die Nachfrage hier nur sehr schwer vorhersagbar ist. Das bringt besondere Herausforderungen für die Lagerstrategie mit sich, denn die Umschlagszeiten einzelner Lagerartikel unterscheiden sich teils sehr stark. Bei der Einlagerung neuer Teile steht immer die Überlegung an, ob die schnelle Verfügbarkeit im Zweifelsfall größere Einsparungen bringt, als das jeweilige Teil an Lagerkosten verursacht.
Jeder Betrieb braucht einen Ort für die Lagerung von Ersatzteilen. Ob hierfür ein eigenes Lager erforderlich ist, hängt von der Branche und Betriebsgröße ab. Während für kleine Ein-Personen-Betriebe ein übersichtliches Lagerregal in der Werkstatt ausreicht, kann sich für größere Produktionsbetriebe ein eigener Lagerkomplex für Ersatzteile oder die Auslagerung des Ersatzteilemanagements an externe Dienstleistungsunternehmen lohnen.
Im Prinzip können Sie jede Form von Lagerregalen nutzen, die zur Art, Beschaffenheit und Anzahl Ihrer Lagerartikel sowie den Räumlichkeiten passt, etwa Schwerlastregale wie Palettenregale, aber auch Kragarmregale, Weitspannregale oder Fachbodenregale sind geeignet. Behälter zur Kleinteileaufbewahrung runden Ihre Lagermöglichkeiten ab und sorgen für Übersichtlichkeit.
Eine optimale, für alle Betriebe gültige Größe gibt es nicht. Wichtig ist, dass Sie alle Ersatzteile geordnet und übersichtlich einlagern können. Ob es sich dabei um ein Hochregallager oder ein kleines Kommissionierlager im stationären Einzelhandel handelt, spielt keine Rolle.
Sind Ersatzteile nicht unbegrenzt haltbar, brauchen Sie eine Lagerstrategie, die nicht nur die Verfügbarkeit, sondern auch die Haltbarkeit bzw. das Eingangsdatum der Teile berücksichtigt. Solche Artikel können Sie nach dem First-in-First-out-Prinzip (FiFo) zum Beispiel in einem Durchlaufregal lagern. Eine weitere Möglichkeit ist die Erfassung und entsprechende Erinnerung im LVS.
Bildquelle:
@Jungheinrich AG
